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【Google Spreadsheet】エクセルデータのインポート・更新して、必要な資料だけ見せる方法

Googleスプレッドシートを使って、エクセルデータのインポート・更新して、必要な資料だけ見せる方法を検証してみました。

① パラメーターを入力したエクセルデータをGoogleスプレッドシートに取り込む

  1. ファイルメニュー>インポート>新しいスプレッドシートを作成するを押す。 ※ちなみにスプレッドシートを置換でエクセルデータの更新もできます。

http://f.st-hatena.com/images/fotolife/m/min0124/20160221/20160221214706.png?1456058883

② IMPORTRANGE関数でパラメーターを取り込み、解析する

  1. 分析用に別のスプレッドシートを作成
  2. Googleスプレッドシート独自のIMPORTRANGE関数で、①のデータを取り込む
  3. あとは必要な個所を抽出して、表を作成したりして好きに解析します。
  4. 資料で見せたい部分のデータをデータ>名前付き範囲で命名しておきます。

左上から丸っと取り込む(※はじめにアクセスを許可しないと機能しません) =IMPORTRANGE("ユニークキー","'シート1'!1:1000")

URLの???の部分がユニークキーです、 https://docs.google.com/spreadsheets/d/???/edit#gid=0

※1ちなみにユニークキーは「名前付き範囲」にしておくと別のパラメーターに差し替えるときも楽です。

③ 見せたい資料用データの作成

  1. 資料用のスプレッドシートを作成
  2. ②の見せたいシートを右クリックして、別のワークブックにコピーで資料用のスプレッドシートにコピー。
  3. VLOOKUP関数等の参照先が#REF!エラーになっているので、②のデータを見ながらその部分をIMPORTRANGE関数で補う。
  4. 必要な資料分繰り返す!以上。

=VLOOKUP(A1,IMPORTRANGE(ID,"名前付き範囲1"),1,0)
※2 IDは②のシートのユニークキーを名前付き範囲にしたもの(※1)

参考 qiita.com

※ちなみにまずは適当にIMPORTRANGE関数を使い「アクセスを許可」しないといけません(いきなりVLOOKUP関数の中を埋めても機能しない)

http://f.st-hatena.com/images/fotolife/m/min0124/20160221/20160221222720.png?1456061265

備考

最初は権限つけて1スプレッドシートだけのつもりだったのでした。 ただ資料にプルダウンで条件を変更できるようにしたため、編集できる権限を与えないといけませんでした。 不必要なシートも見られたくないこともあってスプレッドシートを「データ」→「解析」→「資料」の3つに分けました。 ※ちなみに「データ」の値を変更して、「資料」に反映されるまで約18秒かかります

感想

はじめてちゃんとGoogleスプレッドシート使ってみました。
やっぱり動作がエクセルよりも、もっさりしているのですがブラウザで複数シート開きながら、好きなサイズでデータをみれたり、または携帯でもGoogleスプレッドシートのアプリで確認できるので非常に便利です。